Trong quá trình lang thang ở Phú Quốc, suy ngẫm về cuộc đời cũng như cách lập kế hoạch chinh phục mục tiêu năm mới. Tôi tình cờ được gặp Jacob, một thương gia người Ý. Chúng tôi đã có một cuộc trò chuyện ý nghĩa, khi hỏi Jacob về điều thú vị nhất mà ông thấy khi tới Việt Nam.

“Điều tôi thấy thú vị nhất ở Việt Nam là giao thông,” Jacob nói. “Mọi người đi trên đường cứ như múa cùng nhau, rất hài hòa. Ở chỗ tôi, chỉ cần ai đó lách sang làn đường khác thôi là có thể xảy ra cãi vã, thậm chí tai nạn. Còn ở đây, khi ai đó sai làn, mọi người rất bình tĩnh, và sẵn lòng lách theo để tránh, rất linh hoạt!”

Nghe xong, tôi vừa buồn cười, vừa thấy tội cho ý thức giao thông nước mình. Song từ chuyện đó, lại khiến tôi nảy ra ý tưởng để giải quyết cho một vấn đề bức bối hơn, đã theo tôi bấy lâu nay. Đã bao lần bạn lập kế hoạch và sau ít lâu lại bỏ đó? Đã bao lần bạn nỗ lực thực hiện một kế hoạch nhưng kết quả không như ý?

Tôi dám cá là con số sẽ không hề nhỏ, tôi cũng đã như vậy. Vấn đề này khiến tôi cảm thấy bức bối vô cùng, cho tới khi tôi khám phá ra cách lập kế hoạch chinh phục mục tiêu đơn giản hơn, linh hoạt hơn. Tôi gọi đó là bí mật P.I.N vì chắc chắn nó sẽ “sạc” thêm năng lượng cho bạn tiến tới mục tiêu nhanh chóng hơn, hiệu quả hơn!

Cách lập kế hoạch với chữ P

Perfect Goal: Mục tiêu hoàn hảo

Một tấm bản đồ kho báu, mà không có kho báu thì vô nghĩa. Tương tự, nếu không có một mục tiêu cụ thể thì dù bạn có biết cách lập kế hoạch giỏi tới mấy, cũng vô nghĩa. Do đó, bước đầu tiên là phải xây dựng một mục tiêu hoàn hảo với bạn. Vậy làm sao để biết được một mục tiêu phù hợp?

Tiêu chí 1: Mục tiêu đó không bị giới hạn bởi khó khăn hiện tại.

Hầu hết mọi người đều cho phép khó khăn hiện tại ảnh hưởng tới việc lựa chọn mục tiêu. Họ đã quên mất rằng nếu bạn đặt mục tiêu tới sao hỏa, dù không lên được đó thì ít nhất bạn cũng tới mặt trăng. Còn nếu đặt mục tiêu lên mặt trăng, nếu không lên được đó thì ít ra bạn cũng lên được bầu trời.

Do vậy để áp dụng cách lập kế hoạch này, bạn cần phải đặt một mục tiêu hoàn hảo nhất có thể. Khi đặt mục tiêu, hãy tưởng tượng rằng bạn có mọi nguồn lực cần thiết để đạt được, và đừng quan tâm vội tới việc bạn sẽ làm thế nào để đạt được nó, vì đó là bước sau. Hãy làm từng việc một, cứ đặt ra mục tiêu trước đã!

Tiêu chí 2: Mục tiêu đó có một động lực tốt đẹp từ bên trong.

Đây là tiêu chí rất quan trọng, nhưng thường bị bỏ qua trong quá trình đặt mục tiêu. Nhiều người đơn giản chỉ “copy-paste” mục tiêu của mọi người xung quanh. Khi thấy ai đó giàu có, nổi tiếng, có cái nọ cái chai, họ nảy sinh ham muốn, “Thật tuyệt, tôi cũng phải được như thế, tôi cũng phải trở thành như thế.”

Do chỉ là ham muốn nhất thời, nên kết cục là hoặc sau một thời gian, họ bỏ cuộc vì không còn động lực, hoặc là họ đạt được phần nào nhưng nhận ra đó không phải là điều mình thực sự muốn. Để áp dụng cách đặt lập kế hoạch này, hãy đặt mục tiêu dựa trên mục đích tốt đẹp từ bên trong bạn, đem lại lợi ích cho muôn người.

Tiêu chí 3: Bạn có thể hình dung ngày mục tiêu hoàn thành.

Ai cũng có hai con mắt, nhưng ít khi để ý tới con mắt thứ ba của mình. Con mắt của tâm trí, giúp lựa chọn tầm nhìn, định hướng tương lai của bạn. Một mục tiêu thực sự sẽ phù hợp và trở nên vô cùng khả thi, nếu như bạn có thể hình dung rõ ràng cái khoảnh khắc lúc nó được hoàn thành.

Bước tạo ra Perfect Goal này rất quan trọng trong cách lập kế hoạch này. Sau khi đã lựa chọn mục tiêu, hãy dành thời gian tưởng tượng tới cái ngày mục tiêu đó hoàn thành, bạn nhìn thấy gì, nghe thấy gì, cảm nhận được gì. Viễn cảnh bạn thấy càng rõ ràng, thì mục tiêu đó càng hoàn hảo với bạn. Rồi hãy viết ra giấy!

Cách lập kế hoạch với chữ I

Imperfect Plan: Kế hoạch tương đối

Sau khi có mục tiêu, rất nhiều người lập ra một danh sách công việc chi tiết kèm ngày giờ phải hoàn thành nó. Điều đó rất tốt, nhưng cũng rất tiếc vì chẳng ai đoán trước được tương lai, những việc đột xuất hay xảy ra, khiến kế hoạch đó của bạn bị đảo lộn, gây ra những áp lực không cần thiết.

Cách lập kế hoạch với một danh sách hàng trăm đầu việc nhỏ chi tiết tới cả deadline, thường phù hợp với những dự án lớn có nhiều người tham gia, vì khi ấy sự phối hợp giữa các đội nhóm sẽ tạo áp lực thúc đẩy tiến độ. Còn với hầu hết các cá nhân, với tính kỷ luật bản thân chưa cao, sẽ khó mà áp dụng.

Vậy một kế hoạch tương đối là gì? Để áp dụng cách lập kế hoạch này, sau khi đã có mục tiêu rõ ràng và hoàn hảo, bạn chia nhỏ mục tiêu đó ra thành các đầu việc nhỏ hơn cần hoàn thành, rồi đánh dấu mức độ quan trọng cho từng đầu việc. Rồi cứ việc quan trọng thì thực hiện trước, đơn giản vậy thôi!

Trước đây cách lập kế hoạch của tôi rất chi tiết, tới từng ngày, thậm chí từng giờ.  Điều đó không chỉ dẫn tới áp lực, mà đa số các deadline đều bị… dead. Hiện tại, tôi chỉ tạo deadline cho mục tiêu lớn, còn các đầu việc để hoàn thành nó thì chỉ cần thời hạn tương đối (tháng này, tuần này) và giữ nguyên tắc: làm việc quan trọng trước.

Cách lập kế hoạch với chữ N

Non-stop Action: Hành động liên tục!

Bạn không thể hết khát nếu chỉ nghĩ về cốc nước, hay nhờ người khác uống hộ. Chính bạn cần phải cầm cốc lên và uống. Tương tự, mấu chốt để bất cứ cách lập kế hoạch nào thành công, là bạn phải hành động. Bất cứ mục tiêu nào cũng có thể hoàn thành, khi bạn kiên trì hành động, mỗi ngày.

Do vậy, hãy lập ra một danh sách những công việc bạn có thể làm mỗi ngày để phục vụ cho mục tiêu đã đề ra. Rồi giữ vững nguyên tắc làm việc quan trọng trước. Đầu ngày, hãy thực hiện những việc đó trước. Rồi chắc chắn bạn sẽ ngạc nhiên vì hiệu quả mà cách làm này đem lại. Còn những kẻ chen ngang thì sao?

Kẻ chen ngang 1: Những việc đột xuất…

Đây là kẻ chen ngang phổ biến nhất, nhưng thực ra cũng dễ xử lý nhất. Thường có hai cách để xử lý:

Phòng bệnh: Hãy tập một thói quen là luôn làm việc quan trọng trước. Khi có việc xen ngang tới, thì bạn sẽ không mấy bức bối lắm so với việc tự nhiên phải làm việc chen ngang, trong khi đó việc quan trọng vẫn chưa hoàn thành.

Chữa bệnh: Khi việc nào đó xen ngang, thì trước khi động tay vào, bạn lập tức tự hỏi, “Có nhất thiết mình phải là người làm không? Có ai đó giỏi hơn mình, rảnh hơn mình, và làm được việc này không?” và tìm cách giao cho người khác.

Nếu bạn buộc phải làm việc chen ngang đó, thì hãy vui vẻ… làm chúng thật nhanh. Rồi quay lại việc chính của bạn.

Kẻ chen ngang 2: Sự lười biếng…

Cơ thể cần được bổ sung nước, thì mục tiêu cũng cần được tưới tắm hành động. Song không thể tránh khỏi những ngày lười biếng, chỉ muốn nằm một chỗ. Hãy cẩn thận với thói quen trì hoãn này. Đây là một vài giải pháp tôi hay áp dụng.

1 – Bạn có thể hành động thật nhanh, thật quyết liệt, không cho cơn “lười” kịp xuất hiện.

2 – Đừng làm nữa… mà hãy tập thể dục, đi dạo cho đầu óc tỉnh táo rồi mới quay trở lại.

3 – Chuẩn bị sẵn một loạt những hành động nhỏ (để khi lười vẫn có thể làm được và tiến tới mục tiêu đó ^^!)

Kẻ chen ngang 3: Quá nhiều việc…

Đôi khi có quá nhiều việc… sẽ tạo cảm giác không biết làm việc nào trước, cũng là một cản trở. Cách lập kế hoạch hiệu quả lúc đó là buộc bạn phải ngồi lại, viết tất cả các thứ cần làm ra giấy (ngay sau khi viết ra, bạn sẽ thấy nhẹ đầu hơn nhiều!) rồi đánh dấu thứ tự ưu tiên, cũng như gạch bỏ các việc không cần thiết.

Tôi thường áp dụng nguyên tắc “không quá ba”. Tức là trong một ngày, có thể làm nhiều việc, nhưng những việc đó không nên phục vụ quá ba mục tiêu, lúc đó việc lập kế hoạch đơn giản như đánh vần ABC: Sáng làm những việc phục vụ cho A, chiều là B, tối là C.

Bên cạnh đó, thì trong một buổi cũng không nên làm quá ba việc lớn. Cách này sẽ giúp bạn luôn có ý thức làm việc quan trọng trước, và dũng cảm bỏ đi những việc không thực sự cần thiết. Đôi khi còn có những việc nho nhỏ không tên (nhưng rất nhiều) thì hãy dành riêng một khung giờ để làm chúng.

Cách lập kế hoạch với P.I.N

Perfect Goal & Imperfect Plan & Non-stop Action!

Vậy là bạn đã nắm được cách lập kế hoạch với bí mật PIN để chinh phục mục tiêu rồi. Còn chờ gì nữa? Hãy lật lại những mục tiêu trước đây bạn chưa hoàn thành, áp dụng bước P để biến nó trở nên hoàn hảo với thời hạn rõ ràng, I để tạo ra các đầu việc với thời hạn tương đối, và N, mỗi ngày hãy làm gì đó cho mục tiêu ấy.

Trước khi chia tay, tôi có món quà tặng bạn. Đó là một file mẫu, bạn có thể tải về, in ra để áp dụng cách lập kế hoạch đơn giản và hiệu quả này nhé. Hãy làm theo hướng dẫn bên dưới để nhận, chúc bạn sớm chinh phục được mọi mục tiêu mà bạn đã đề ra một cách xuất sắc!